Il tempo è una risorsa molto particolare: è irripetibile e non rigenerabile, passa e non si ferma mai, e può essere l’elemento decisivo per la riuscita di un progetto, a parità di risorse e risultati. Una buona gestione del tempo consente di fare le stesse cose più velocemente e di fare prima le cose più importanti, aumentando così l’efficienza ma anche l’efficacia; in questo modo può dare un contributo sostanziale alla diminuzione dello stress, migliorando la qualità della vita.
Gli ostacoli che si incontrano quando si cerca di gestire al meglio il tempo possono essere sia psicologici che pratici. Fatica, preoccupazione e pressione sono gli oneri psicologici che ostacolano la capacità di affrontare la gestione del tempo nel modo appropriato: la fatica fisica e intellettuale è talvolta dovuta ad attività noiose e ripetitive; la preoccupazione è generata da problemi legati a miglioramento o innovazione, e dall’ansia per il risultato; la pressione e lo stress sono prodotti dalla necessità di affrontare eventi imprevisti, questioni urgenti e la possibilità del caos. Le persone stanche, preoccupate e ansiose tendono a procrastinare e anche a commettere errori.
Per prevenire i costi psicologici, ci sono strategie che possono essere messe in atto: per evitare l’affaticamento, non mettere la stessa energia in ogni attività, fare una breve pausa ogni 60/90 minuti di lavoro e individuare ed eliminare compiti senza valore aggiunto. Le preoccupazioni possono essere limitate evitando l’ansia: agire, lavorare e vivere nelle fasce orarie di 24 ore, cioè focalizzarsi solo su scadenze e attività legate all’arco di una giornata e pianificando le altre, senza inseguire obiettivi irrealistici, ma con un occhio alla gestione del rischio. La pressione può essere controllata stabilendo le scadenze per tutti i compiti e individuando le priorità d’azione; chiedendosi “che cosa accadrà realmente se non lo faccio”? Fisicamente si può scaricare l’ansia nervosa con l’attività fisica… e non preoccupandosi di compiti non importanti.
Ma quali sono le attività maggiormente responsabili della perdita di tempo? Rilavorazione, ad esempio, cioè il tempo impiegato per rifare già attività (malamente) eseguite; e il lavoro non necessario, vale a dire fare lavori a basso o nessun valore aggiunto o duplicare il lavoro già fatto da altri. Una categoria speciale di tempo improduttivo è legata ai perditempo, cioè alle persone che occupano il nostro tempo con attività inutili, come le chiacchiere o le richieste di lavori non previsti o non dovuti.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutare nella sempre stimolante lotta contro il tempo:
- Le priorità dovrebbero essere gestite in modo tale da completare i compiti più urgenti e importanti e non restare invischiati in altre faccende banali. È fondamentale pianificare rigorosamente attività, risorse, scadenze e progressi.
- A volte si scopre che le persone eccedono in accuratezza ben oltre le necessità reali, per amore della perfezione: bisogna stabilire un livello accettabile, la soglia del good enough – a volte indicato come linea di miglior adattamento – a cui fermarsi senza eccedere.
- Chiarire quando siamo più efficienti e produttivi: al mattino o al pomeriggio? Identificarlo aiuta a concentrare in quel momento le attività più impegnative.
- L’ultimo suggerimento, semplice ma importante, è quello di imparare a dire di no alle persone che cercano di coinvolgerci in attività inutili o che richiedono tempo, così come in lavori che non corrispondono alle nostre priorità.
C’è un approccio graduale nella gestione del tempo se vogliamo far uso di strumenti. Il primo passo è la to-do list, un semplice promemoria delle cose da fare. Un approccio migliore prevede la definizione degli obiettivi e l’uso di note adesive e un semplice calendario di eventi. Gestori del tempo più fini pianificano le attività su base giornaliera o settimanale per gestire e controllare le priorità, identificandole e chiarendone il valore. Infine, il modo migliore per migliorare l’efficienza consiste nell’utilizzare strumenti che promuovono l’importanza rispetto all’urgenza. La matrice di Eisenhower ne è un ottimo esempio.
Dwight D. Eisenhower è stato un generale dell’esercito degli Stati Uniti e comandante supremo delle forze alleate durante la seconda guerra mondiale. In seguito divenne il 34 ° Presidente degli Stati Uniti e governò dal 1953 al 1961. Uno dei suoi aforismi più famosi è “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
Un approccio corretto alla matrice di Eisenhower inizia stilando l’elenco delle attività da fare, che devono essere classificate in ordine di importanza indipendentemente dal tempo; quindi si identificano le urgenze e si completa e lo schema in figura. Si tratta di una semplice matrice a quattro quadranti:
In alto a destra: FARE ORA – urgente e importante:
- Fare nel periodo di maggiore produttività
- Dividere l’attività in sotto-elementi
- In alto a sinistra: PROGRAMMARE – importante ma non urgente:
- Pianificare, usando diario / agenda e calendario
- In basso a destra: DELEGARE – urgente ma non importante:
- Delegare a qualcuno di fiducia
- Chiedere collaborazione a un collega
- In basso a sinistra: FARE DOPO – non urgente né importante:
- Mettere in standby, spesso svanisce
- Eliminare
